Odprawa przysługuje zatrudnionym zwalnianym z przyczyn leżących po stronie pracodawcy i musi być wypłacona w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Najbardziej oczywista jest sytuacja, kiedy dochodzi do zwolnień grupowych – wtedy odprawy otrzymują wszyscy odchodzący nie z własnej winy. Dodatkowe pieniądze należą się jednak również osobom zwalnianym indywidualnie, pod warunkiem, że w zakładzie zatrudnionych jest na pełnym etacie co najmniej 20 osób. Oprócz tego odprawy wypłacane są pracownikom przechodzącym na rentę lub emeryturę i rodzinie – w razie śmierci zatrudnionego.

W każdym przypadku Kodeks pracy precyzuje, jakich pieniędzy mogą się spodziewać zatrudnieni. Przykładowo, w razie zwolnień grupowych będzie to równowartość jedno-, dwu- lub trzymiesięcznego wynagrodzenia, w zależności od stażu pracy w danej firmie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby w przepisach wewnątrzzakładowych ustalić wyższy wymiar odpraw. Możliwe jest także zwiększenie kwoty na podstawie negocjacji pracodawcy ze związkami zawodowymi czy indywidualnych ustaleń z każdym z pracowników (np. w razie restrukturyzacji przedsiębiorstwa).

Niezależnie od wysokości zaproponowanej kwoty odprawa stanowi przychód ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić podatek. Zwolnione z niego są wyłącznie odprawy pośmiertne przynależne bliskim, nawet jeśli wypłacane są w wysokości wyższej niż przewidziana kodeksem. Zaliczka na podatek dochodowy pobierana jest przez pracodawcę. Koszty uzyskania przychodu uwzględniane są wtedy, gdy w danym miesiącu zatrudniony uzyskał przychody ze stosunku pracy, niezależnie od tego, czy faktycznie świadczył pracę, czy też nie. W przypadku odprawy koszty będą więc liczone zawsze, nawet jeżeli pracownik przez ostatni czas przebywał na urlopie bezpłatnym. Od wypłacanej kwoty nie pobiera się natomiast składek na ZUS.

Warto zwrócić uwagę na dwie rzeczy. Po pierwsze, odprawy opodatkowane są według skali podatkowej. Oznacza to, że w przypadku wypłaty dużej odprawy, z reguły dodatkowej kwoty uzgodnionej indywidualnie lub na mocy porozumienia ze związkami zawodowymi, pracownik może być obowiązany do zapłaty 32-procentowego podatku. Podobna sytuacja miała miejsce rok temu podczas restrukturyzacji jednej ze spółek Skarbu Państwa. Pracownicy wystąpili wtedy o interpretację indywidualną, obstając przy stanowisku, że pieniądze, które otrzymali, to odszkodowanie lub zadośćuczynienie, zwolnione z opodatkowania. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 19 lutego 2015 r. stwierdził jednak, że wypłacone kwoty to odprawy, rozliczane na zasadach ogólnych.

Po drugie, odprawy stanowią koszt pracodawcy, obniżają więc podstawę opodatkowania właściciela firmy i są przez niego ujmowane w rocznej deklaracji PIT. Zysk zatem – choć w niezbyt przyjemnych okolicznościach – może być obustronny.