Prywatny samochód do celów służbowych

Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że aby używać prywatny samochód osobowy do celów służbowych nie jest konieczna zmiana danych w dowodzie rejestracyjnym auta. Zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. 2012 poz. 1137 z późn. zm.), dowód rejestracyjny jest wyłącznie dokumentem stwierdzającym dopuszczenie samochodu do ruchu drogowego, przez co dane w nim zawarte w żadnym wypadku nie przesądzają o przeznaczeniu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdów

Aby jednak móc zaliczyć wydatki związane z eksploatacją prywatnego samochodu osobowego do kosztów uzyskania przychodów, obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów (tzw. kilometrówki), co wprost wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2012 poz. 361 z późn zm.). W myśl wspomnianego przepisu, do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika zalicza się wydatki wynikające z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu.

Stawki za kilometr

Zgodnie ze stosownym rozporządzeniem Ministra Transportu z dnia z dnia 23 października 2007 r. (Dz. U. 2007 Nr 201 poz. 1562) obowiązujące obecnie stawki za 1 kilometr dla samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:

• 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
• 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Co jeszcze warto wiedzieć?

Ewidencja przebiegu pojazdu dokumentująca jego przebieg powinna być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca, a obowiązek jej prowadzenia spoczywa każdorazowo na osobie używającej pojazd. Brak ewidencji przebiegu pojazdu powoduje, że wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania prywatnego samochodu na potrzeby firmy nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika i jego dane.