Zasady naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop:

• Nie wypłaca się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w trakcie trwania stosunku pracy - urlop musi zostać wykorzystany lub przeniesiony na kolejny rok.
• Ekwiwalent przysługuje tylko za niewykorzystany urlop, kiedy umowa o pracę wygasła lub została rozwiązana. W innych przypadkach ekwiwalet nie jest wypłacany.
• Nie można odmówić wypłaty ekwiwalentu pracownikowi, z którym rozwiązano umowę w trybie natychmiastowym (bez wypowiedzenia), z winy pracownika bądź z przyczyn niezawinionych (np. długotrwała niezdolność do pracy).
• Podstawą wyliczenia ekwiwalentu jest wysokość wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do wypłaty tego świadczenia – pod warunkiem, że pracownik otrzymywał wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej i zostało ono określone w umowie o pracę.
• Jeśli pracownik otrzymywał wynagrodzenie wyliczane na podstawie różnych, zmiennych składników wynagrodzenia, wówczas stosuje się uśrednienie z 3 lub 12 miesięcy, które poprzedzają nabycie prawa do wypłacenia ekwiwalentu. Dotyczy to każdego składnika płacy – wynagrodzenia zasadniczego (kiedy ustalone jest np. prowizyjne) oraz dodatków (np. prowizje od sprzedaży).
• Katalog wyłączeń z podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego jest zamknięty (określa to §6 rozporządzenia urlopowego) - nie można go zatem rozszerzyć.
• Nie można stosować reguł odnoszących się do świadczeń chorobowych podczas wyliczania ekwiwalentu urlopowego. Świadczenia te mają zupełnie inny charakter i inne podstawy prawne.
• Ekwiwalent urlopowy ustalany jest według godzinowego wymiaru niewykorzystanego urlopu - podobnie jak wyliczany jest urlop.
• Do ustalenia wysokości ekwiwalentu za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wykorzystuje się współczynnik. Oblicza się go odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym liczbę niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy (wynikających z rozkładu czasu pracy), a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Następnie kwotę wynagrodzenia dzieli się przez otrzymany współczynnik. Otrzmany wynik trzeba jeszcze podzielić przez dobową normę czasu prac. Obliczony w ten sposób ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Kiedy nie wypłaca się ekwiwalentu?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop może zostać niewypłacony tylko w dwóch przypadkach:

• gdy pracownik i pracowdawca postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie, kiedy pracownik pozostaje w stosunku pracy na podstawie kolejenej umowy o pracę, która zawarta została w z tym samym pracodawcą zaraz po wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę,
• gdy pracodawca musi objąć pracownika ubezpieczeniem, które gwarantuje otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu. Podstawa prawna: Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.)