Jak poprawnie dokumentować wydatki w Księdze Przychodów i Roz-chodów?

Aby wydatek stał się kosztem firmowym musi spełnić dwa warunki. Po pierw-sze, musi mieć związek z prowadzoną działalnością bezpośrednio (lub pośred-nio) wpływając na możliwość uzyskiwania oraz zabezpieczania źródeł przy-chodu. Po drugie, musi zostać w odpowiedni sposób udokumentowany.

KPiR pozwala na dokumentowanie wydatków związanych z prowadzeniem firmy poprzez wpisanie do niej danych z otrzymanej faktury, rachunku czy w konkretnych sytuacjach nawet paragonów fiskalnych lub zakupionych biletów (np. gdy rozliczamy podróże służbowe). W niektórych przypadkach wydatki mogą być dokumentowane również poprzez tzw. dowody wewnętrzne, co ma miejsce np. w momencie przekazania prywatnego majątku na cele firmowe.

Konsekwencje nieposiadania dokumentacji wydatku

Dokumentacja w firmie, zwłaszcza ta związana z wydatkami będącymi kosz-tami prowadzenia działalności gospodarczej, musi być prowadzona skrupulat-nie i w razie kontroli lub innych czynności sprawdzających nie może okazać się, że nie jesteśmy w stanie przedstawić konkretnych faktur wpisanych do kolumn KPiR. Grożą nam bowiem za to konsekwencje, zwłaszcza, że każdy wydatek zakwalifikowany jako koszt firmowy przyczynia się do zmniejszenia należności podatkowych, co dla urzędu skarbowego może być postrzegane jako próba oszustwa systemu.

Niemożliwość udowodnienia wydatku przy pomocy odpowiedniej dokumenta-cji powoduje, że nasza firma może zostać obciążona obowiązkiem uiszczenia różnicy w wyliczonej wcześniej i faktycznej wysokości podatku dochodowego oraz VAT, często wraz z z karnymi odsetkami za zwłokę. W określonych przy-padkach kara za nierzetelne prowadzenie dokumentacji może również zostać zmieniona na grzywnę.

Dlatego aby jej uniknąć, warto zatroszczyć się, aby każdy koszt firmowy, jaki wprowadzamy do systemu księgowego mógł zostać udowodniony prawidłowo wystawionym dokumentem księgowym.